Упражнение
5. Мастер отчетов
Чтобы облегчить
работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке
времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Давайте
поручим мастеру построение отчета о контактах с разными людьми.
-
В
окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты (Reports).
-
Дважды
щелкните на значке Создание отчета с помощью мастера (Create Report By Using
Wizard).
В отчет нужно
добавить как информацию о людях, так и данные о контактах с ними. Для этого
следует сгруппировать вместе все контакты с одним человеком и распечатать их
список ниже области с данными об этом человеке. Затем нужно вывести информацию
о следующем человеке и список контактов с ним и т. д. Такой порядок печати записей
позволит быстро найти полный список контактов с любым из ваших коллег. В первом
окне мастера, показанном на рис. 18.12, нужно указать все поля, включаемые в
отчет.
Рис.
18.12.
Выбор полей для отчета
-
В раскрывающемся
списке Таблицы и запросы первого окна мастера отчета выберите таблицу Контакты.
-
В списке
Доступные поля выделите поле Фамилия.
-
Щелчком
на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля.
-
Повторяя
шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля поля Имя, Адрес, Название Компании,
Рабочий Телефон.
Примечание
Поле Код_Контакты содержит
служебную информацию, обеспечивая связь записей двух таблиц. Не помещайте
такие поля в отчет никогда, кроме случаев отладки взаимосвязей таблиц базы
данных.
-
Выберите
в списке Таблицы и запросы таблицу Список.
-
Переместите
в список Выбранные поля поля Дата и Описание, добавив их к по лям таблицы
Контакты.
9. Щелкните
на кнопке Далее.
Во втором окне
мастера можно выбрать способ расположения данных — упорядоченные по записям
таблицы Контакты, а затем уже по записям таблицы Список, или наоборот. Схема
группировки отображается в правой части окна диалога.
Рис.
18.13.
Пятое окно мастера отчетов
-
Оставьте
вариант Контакты (By Контакты) и щелкните на кнопке Далее.
-
В
следующем окне не назначайте дополнительной группировки. Просто щелк ните
на кнопке Далее.
-
Четвертое
окно мастера отчета позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите
в списке 1 пункт Дата и щелкните на кнопке Далее.
Следующее окно,
показанное на рис. 18.13, позволяет выбрать способ расположения полей и ориентацию
страницы.
Рис.
18.14.
Фрагмент отчета, сгенерированного мастером
-
Выберите
положение переключателя Структура 1 (Outline 1).
-
Затем щелкните
на кнопке Далее.
-
В
следующем окне мастера выберите вариант оформления Строгий (Corporate) и
щелкните на кнопке Далее.
-
Введите
в качестве заголовка текст Список контактов и щелкните на кнопке Готово.
Мастер сформирует
отчет и откроет его в отдельном окне в режиме предварительного просмотра (рис.
18.14). В нем видно, что сначала идет фамилия первого человека, информация о
нем и список контактов с ним, затем располагаются те же данные, касающиеся второго
человека, и т. д. В целом отчет выглядит неплохо и может устроить нетребовательного
пользователя.